Остаток кассы считается накопительно. Перерыв в работе клуба сам по себе его не обнуляет. Если фактическая сумма отличается от суммы в CRM, используйте сверку.
Где находятся действия
Откройте раздел «Касса». На карточке нужной кассы есть квадратная кнопка с тремя точками и иконка часов. Кнопка открывает меню действий, часы — журнал изменений. Эти возможности доступны владельцу и менеджеру своего клуба.
Сверить остаток
- В меню кассы выберите «Сверить остаток».
- Введите фактическую сумму с учётом всех способов оплаты, которые ведёте в этой кассе.
- Укажите причину, например «Сверка после сезонного перерыва».
- Проверьте остаток после действия и размер корректировки.
- Подтвердите действие, затем откройте иконку журнала и проверьте запись.
Сверка применяется на текущий момент. Она сохраняет предыдущие операции и отдельно фиксирует корректировку остатка. Эта корректировка не становится приходом или расходом и не перемещает деньги между банковскими счетами или наличными кассами.
Если за время заполнения формы прошёл платёж или другое изменение, CRM попросит обновить предварительный расчёт. Сначала проверьте новую сумму и только затем повторяйте действие.
Обнулить остаток
Выберите «Обнулить остаток», укажите причину и подтвердите. Остаток станет нулевым, а предыдущие поступления и расходы сохранятся. Это подходящий вариант, когда фактический остаток равен нулю и нужно сохранить отчёты.
Начать новый период
- Выберите «Начать новый период».
- Укажите начальный остаток нового периода и причину.
- Проверьте предварительный расчёт и подтвердите.
Период начнётся в момент подтверждения. Журнал кассы по умолчанию покажет новые операции. Ссылка «Все периоды» откроет прежнюю историю; «Текущий период» вернёт текущий список. Старые операции останутся в отчётах и будут доступны только для просмотра.
Период определяется моментом проведения операции. Если в новом периоде провести платёж с прошлой датой, он всё равно относится к новому периоду. Выбрать произвольную прошлую дату начала периода в этой версии нельзя.
Архивировать и вернуть кассу
Выберите «Архивировать кассу» и укажите причину. Касса станет доступна только для просмотра и исчезнет из выбора для новых оплат. Её история и отчёты сохранятся.
Чтобы продолжить работу, откройте «Архив», найдите кассу и выберите «Вернуть из архива».
Нельзя убрать последнюю обязательную кассу своего типа: сначала создайте замену. Если касса назначена для онлайн-оплаты, измените назначение в настройках оплаты. При незавершённых онлайн-платежах сначала дождитесь их завершения или отмените их.
Очистить операции или удалить кассу
«Очистить операции» удаляет кассовые записи из журнала и кассовых отчётов, обнуляет остаток и сохраняет название кассы и доступы сотрудников. «Удалить кассу» удаляет также саму кассу.
Для обоих действий нужны причина и точное название кассы. Перед выполнением сохраняется скачиваемый снимок настроек, операций и корректировок. Найдите действие в журнале и нажмите «Скачать снимок». Автоматического восстановления снимка из интерфейса в этой версии нет.
При очистке и удалении отметки об оплате в заявках сохраняются: повторно проводить эти оплаты не нужно. Складские остатки и использованные сертификаты автоматически не откатываются.
Если требуется только исправить сумму, выбирайте сверку или обнуление: они сохранят кассовую историю и отчёты.
Что показывает журнал
В журнале видны действие, дата, сотрудник, причина или комментарий и остаток до и после. Фиксируются также создание и изменение настроек кассы, добавление, исправление и удаление операций.
«Журнал всех касс» позволяет увидеть действия по нескольким кассам, включая удалённые. Журнал начинает фиксировать новые действия после установки обновления; старые операции остаются в обычном кассовом журнале.